Протокол общего собрания

Протокол общего собрания членов Товарищества является официальным документом Товарищества и его оформление подчиняется правилам делопроизводства, принятым в РФ. Ответственность за ведение делопроизводства в Товариществе несет его Председатель. Как правило, Председатель Правления Товарищества является председательствующим на общем собрании членов Товарищества, а составлением и оформлением протокола занимается секретарь собрания.

Секретарь собрания должен знать и уметь составлять протокол собрания, быстро стенографировать выступления докладчиков и обладать навыками делопроизводства в организации, поэтому лучше, чтобы все делопроизводство, включая ведение протоколов собраний, вел один и тот же человек – секретарь правления, который выбирается из членов правления желательно с образованием или навыками делопроизводства.

Перед собранием уместно провести регистрацию участников, во время которой следует:

  1. Обеспечить присутствие на собрании только участников, обладающих правом голоса.
  2. Выдать карточки голосования, для исключения голосования незарегистрированных лиц. (Для членов Товарищества и лиц, ведущих хозяйство без участия в Товариществе, лучше сделать карточки разных цветов, так как они список вопросов для голосования у этих категорий разный).
  3. Проверить доверенности для представителей садоводов, отсутствующих на собрании.
  4. Проверить и обновить данные Реестра садоводов.
  5. Составить список участников с их подписями для доказательства их присутствия на собрании. Данный список является приложением к протоколу собрания. Для членов Товарищества и лиц, ведущих хозяйство без участия в Товариществе, составляются разные списки
  6. Подсчитать кворум собрания.

Протокол можно разбить на 3 части:

Вводная часть протокола

В ней указывается:

  1. Заголовок (Протокол№_____)
  2. Наименование организации, проводящей собрание
  3. Дата
  4. Место проведения
  5. Участники собрания (можно указать в тексте протокола, либо в приложении – список участников с их подписями).
  6. Наличие кворума
  7. Председательствующий на собрании (результаты голосования)
  8. Секретарь собрания (результаты голосования)
  9. Счетная комиссия (если в ней есть необходимость)
  10. Повестка дня

Основная часть протокола

В ней указывается по каждому пункту повестки дня:

  1. Вопрос, по которым надо принять решение или довести информацию до садоводов.
  2. Докладчик
  3. Тезисы выступления
  4. Предложения по решению вопроса.
  5. Если были выступления в прениях, то указывается та же информация по каждому докладчику.
  6. Если были вопросы к докладчику, фиксируется автор вопроса, содержание вопроса и ответ докладчика.
  7. Предложения, вынесенные на голосование
  8. Результаты голосования. (Количество голосов «За», «Против», «Воздерживаюсь»)

Заключительная часть протокола

  1. Подпись председателя собрания
  2. Подпись секретаря собрания
  3. Печать товарищества.

Как правило, основные пункты протокола не изменяются, поэтому секретарь может заранее подготовить бланки для фиксации хода обсуждения по каждому вопросу повестки дня.

Секретарь должен уметь правильно и быстро фиксировать основные мысли докладчика, не допускать ошибок и не пропускать основных моментов. Текст протокола должен быть составлен так, чтобы его нельзя было трактовать как то иначе. Желательно фиксировать выступления докладчиков как можно ближе к оригиналу. Если докладчик пользуется тезисами, записанными на бумаге, то можно попросить их после выступления для приложения к протоколу.

После подписания протокола секретарь должен пронумеровать его каждый лист.

Для протокола оформляется титульный лист, на котором указывается информация:

  1. Протокол №___
  2. Наименование организации
  3. Дата
  4. Место проведения
  5. Количество страниц протокола.
  6. Подпись председателя собрания
  7. Подпись секретаря собрания

После этого, протокол прошивается, и на место сшивки ставятся подпись секретаря и председателя и печать Товарищества.

При составлении протокола нельзя оставлять в нем пустые страницы или пустое место на страницах, для того, чтобы туда нельзя было что-то потом вписать. В этих местах можно ставить прочерки.

Если протокол оформлен неправильно, то он может быть признан недействительным, а это означает отмену всех принятых на общем собрании решений и потерь времени участников собрания и авторитета председателя и секретаря.

Не следует забывать, что лица ведущие хозяйство без участия в Товариществе имеют право голосовать далеко не по всем вопросам, а только по вопросам указанным в Законе 217-ФЗ и Уставе Товарищества.

Выписка из протокола

Кроме протокола, оформляется краткая выписка из протокола. Она содержит только краткую информацию о собрании.

Этот документ предназначен для:

  1. Облегчения изучения протокола.
  2. Размещения на информационном  стенде Товарищества
  3. Размещения на официальном сайте Товарищества

Выписка из протокола собрания должна содержать:

  1. Название документа с указанием номера самого протокола
  2. Дата проведения собрания
  3. Место проведения собрания
  4. Количество участников собрания
  5. Повестка дня
  6. Решения, принятые по каждому вопросу
  7. Данные председателя собрания, подпись
  8. Данные секретаря собрания, подпись
  9. Подпись председателя Товарищества
  10. Печать Товарищества.